Najem instytucjonalny jest alternatywą powszechnie znanej umowy najmu. Jest to prawo regulowane Ustawą o Krajowym Zasobie Nieruchomości, przysługujące właścicielom prowadzącym działalność gospodarczą polegającą na wynajmowaniu lokali mieszkalnych. Tak więc zainteresowana osoba podpisuje umowę z firmą, a nie osobą fizyczną, jak w przypadku umowy tradycyjnej. Powodem i zarazem celem wprowadzenia tej ustawy było wyrównanie praw przysługujących stronom zawierającym umowę najmu. Dotychczas obowiązujące jedynie przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów powodowały dużą dysproporcję na korzyść ochrony interesów najemcy. Wprowadzenie opcji najmu instytucjonalnego w lepszym stopniu natomiast zabezpiecza interesy tej drugiej strony.

Przede wszystkim najistotniejszą kwestią jest zapis dający wynajmującym większe uprawnienia dotyczące sytuacji konieczności pozbycia się problematycznego najemcy z lokalu, kiedy to pojawiają się zaległości czynszowe czy z innymi opłatami, lub odmawia on opuszczenia mieszkania po wygaśnięciu okresu umowy. Tradycyjna eksmisja wiąże się na ogół z koniecznością postępowania sądowego, mogącego trwać czasem nawet kilka lat, w trakcie których właściciel zmuszony jest utrzymywać niechcianego lokatora. W przypadku najmu instytucjonalnego ustawodawca zadbał o uproszczenie procedury eksmisji, a mianowicie do umowy dołącza się poświadczone notarialnie oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji. Najemca godzi się tym samym na opuszczenie lokalu w wyznaczonym przez wynajmującego terminie, wiedząc, że nie przysługuje mu prawo do lokalu zastępczego czy socjalnego. W przypadku problemów właściciel składa wniosek o nadanie wykonalności aktowi notarialnemu, a po pozytywnym rozpatrzeniu może bezpośrednio udać się do komornika. Konieczność wizyty u notariusza wiąże się z dodatkowymi kosztami, jednak z drugiej strony przyszły lokator zyskuje pewność, że umowa jest sporządzona w sposób rzetelny i profesjonalny. Powinna ona jasno określać precyzyjnie wszystkie zasady rozliczenia, jak pobierania opłat i ewentualnej kaucji. Zaletą dla lokatora jest także możliwość podpisania umowy na długi okres. Ponadto ustawa nie nakazuje zgłaszania umowy do naczelnika urzędu skarbowego.

Powszechnie uważa się, że najem instytucjonalny regulowany stosowną ustawą i wymogi prawne z nim związane, m.in. konieczność obecności notariusza, wprowadza większą transparentność i zdecydowanie porządkuje rynek najmu.

Powodem rosnącego zainteresowania najmem instytucjonalnym w Polsce są obecnie przede wszystkim polityka monetarna i podwyżki stóp procentowych, a przez to spadek zdolności kredytowej i w konsekwencji ograniczony dostęp do kredytów hipotecznych. Analitycy rynku mieszkaniowego w Polsce przewidują, że w obecnej sytuacji zapaści popytu nabywców indywidualnych fundusze inwestycyjne i firmy mają dużą szansę stać się głównymi klientami deweloperów. Wiedzą oni, że w obliczu obecnej sytuacji potencjał do rozwoju rynku najmu instytucjonalnego jest bardzo duży. Według zapowiedzi aktualna oferta ok. 6,5 tys. mieszkań ma do 2026 r. wzrosnąć do przynajmniej 56 tys. Wskazuje to, że zastąpienie własności najmem będzie stałym trendem na rynku mieszkaniowym w Polsce.